1. Quante persone servono per una prenotazione di gruppo?
Per i voli di linea servono almeno 10 passeggeri, mentre per i voli low cost il numero minimo è 15 passeggeri.
Queste soglie consentono di accedere a tariffe e condizioni dedicate ai gruppi.
2. Differenze tra tariffa di gruppo e tariffa individuale online
Le prenotazioni individuali si acquistano e pagano subito, mentre i voli di gruppo permettono di suddividere la prenotazione in più fasi:
- Free option: blocco gratuito della tariffa da 3 a 30 giorni.
- Booking option: pagamento di alcune centinaia di euro per l’intero gruppo per confermare lo spazio.
- Fase penale: applicazione di penali progressive in caso di cancellazione.
Saldo finale: pagamento completo 7-20 giorni prima della partenza.
3. Quando comunicare i nomi dei passeggeri
I nomi dei passeggeri non devono essere inseriti immediatamente. In genere vengono comunicati circa 30 giorni prima della partenza e possono essere modificati fino a circa 7 giorni prima del volo, prima dell’emissione dei biglietti.
Dopo l’emissione, eventuali cambi nome sono possibili solo dietro applicazione di una penale.
Ogni compagnia aerea applica regole e tempistiche specifiche, che vengono sempre verificate e comunicate dal nostro team.
4. Deposito iniziale per confermare il volo
Il deposito iniziale varia in base alla compagnia aerea e al periodo di prenotazione in relazione alla data di partenza. In genere è compreso tra 200 e 400 € per l’intero gruppo, indipendentemente dal numero di passeggeri (che siano 10 o 100).
Il deposito serve a confermare la booking option e a garantire lo spazio riservato sul volo.
5. Tempistiche di pagamento
Il pagamento segue le fasi della prenotazione: deposito, eventuali penali, e saldo finale (7-20 giorni prima del volo), secondo le regole del vettore.
6. Rimborsi in caso di cancellazione
Le quote già pagate non sono rimborsabili, con importi che variano in base alla fase della prenotazione (deposito, penale o saldo).
7. Aumento o riduzione del numero di passeggeri
- Aumento dei passeggeri:
I nuovi passeggeri vengono quotati con una tariffa aggiornata al prezzo di mercato vigente al momento della richiesta. Entrano comunque a far parte del gruppo già confermato e beneficiano di tutte le condizioni e dei vantaggi previsti per le prenotazioni di gruppo. - Riduzione dei passeggeri:
- Durante la free option è generalmente possibile modificare liberamente il numero di passeggeri.
- Dalla booking option fino al giorno precedente l’inizio della prima penale, viene definitivamente stabilito il numero di passeggeri sul quale viene calcolata la materializzazione del gruppo.
- Dalla prima alla seconda fase penale, è solitamente consentita una riduzione gratuita fino al 20% dei passeggeri.
Le condizioni possono variare in base alla compagnia aerea e alla tariffa applicata.
8. Bagaglio incluso nelle tariffe di gruppo
- Tariffa Light: solo bagaglio a mano.
- Tariffa Classic: include anche bagaglio da stiva.
Le condizioni possono variare a seconda del vettore.
9. Posti a sedere per il gruppo
È possibile richiedere al vettore un’area dedicata per il gruppo, ma la selezione anticipata dei posti non è sempre consentita.
Nella maggior parte dei casi, il check-in e l’assegnazione dei posti avvengono al banco in aeroporto il giorno della partenza.
Alcune compagnie aeree consentono inoltre il check-in online, generalmente da 1 a 2 giorni prima della partenza, con assegnazione automatica dei posti secondo le loro regole operative.
10. Richieste speciali (pasti, assistenza, attrezzature)
Il nostro team di volidigruppo.it gestisce tutte le richieste speciali e coordina con la compagnia aerea per garantire pasti particolari, assistenza aeroportuale, attrezzature sportive e strumenti musicali.
11. Tratte operate da vettori diversi (codeshare o interline)
Le compagnie di linea dispongono spesso di accordi di codeshare o interline, che consentono di emettere un’unica prenotazione per più tratte, semplificando in modo significativo la gestione di modifiche, cancellazioni e riprotezioni.
Sconsigliamo invece l’utilizzo di vettori che non hanno accordi tra loro, sia per le coincidenze sia per viaggi con date diverse: in caso di cancellazione o modifica di uno dei voli, l’altra prenotazione rimane attiva e non può essere riprotetta automaticamente, con possibili disagi per il gruppo.
12. Variazioni o cancellazioni del volo (unvoluntary change)
- Variazioni superiori a 5 ore: è generalmente possibile cancellare la prenotazione, anche se si è già in fase penale.
- Cancellazione totale del volo: la compagnia aerea propone una riprotezione su un altro volo; il cliente può accettarla o rifiutarla.
- Rifiuto della riprotezione: in questo caso, il vettore garantisce il rimborso completo di tutti gli importi versati.
13. Tempi per ricevere una quotazione
Il nostro team di agenti esperti in voli di gruppo risponde generalmente entro poche ore, grazie a strumenti che permettono di ottenere quotazioni immediate.
Nei casi in cui sia necessario contattare direttamente la compagnia aerea, la risposta può richiedere mediamente 1-2 giorni lavorativi.
14. Quali modalità di pagamento sono previste per i voli di gruppo?
In base alle scadenze di pagamento, è possibile scegliere tra diverse modalità:
- Bonifico bancario, con pagamento al netto, quando le tempistiche lo consentono
- Carta di credito, con maggiorazione, utilizzata soprattutto in caso di scadenze ravvicinate
Il nostro team di volidigruppo.it indica sempre la soluzione più adatta in base ai tempi e alle condizioni applicate dalla compagnia aerea.
15. È prevista un’assistenza dedicata il giorno della partenza?
Sì. A chi si affida al nostro servizio di prenotazione gruppi, forniamo un numero di emergenza diretto del titolare.
Questo servizio è particolarmente importante il giorno della partenza, poiché i call center delle compagnie aeree spesso non forniscono supporto efficace per le prenotazioni di gruppo, soprattutto fuori dall’orario d’ufficio.
Disporre di un’assistenza competente e immediata su come comportarsi e su quali azioni intraprendere permette di ottenere risultati concreti in caso di imprevisti operativi.
16. È possibile attivare assicurazioni specifiche per i voli di gruppo?
Sì, su richiesta possiamo fornire assicurazioni specifiche per i voli di gruppo, pensate per coprire i casi di volo cancellato o di riprotezione non adeguata da parte del vettore.
Queste coperture assicurative rappresentano una tutela aggiuntiva, soprattutto per gruppi con date rigide o eventi programmati, e permettono di ridurre il rischio operativo in situazioni non gestibili direttamente dalla compagnia aerea.